Uitbesteden van werk

In de uitgeverijen wordt van oudsher veel werk uitbesteed. Sommige reguliere werkzaamheden kunnen ook prima door externen worden gedaan, en soms zijn er specialisten nodig die extern worden ingehuurd. In deze Basic leer je meer over de aspecten van het uitbesteden.

Introductie

De uitgeverijsector kent al heel lang het fenomeen uitbesteden. Sommige taken in het uitgeefproces, zoals eindredactie en correctiewerk kunnen prima door externe redacteuren en correctoren worden gedaan. Bovendien is de behoefte aan deze functionarissen niet constant: er kunnen pieken in de werkdrukte ontstaan. Dan is het uitbesteden een goede oplossing. En het kan voorkomen dat er specialistische kennis nodig is voor bepaalde projecten. Ook dan is het gebruikelijk om naar externe deskundigheid uit te wijken.

Het uitbesteden van werk hoort tot het takenpakket van verschillende uitgeverijmedewerkers. Zo zal een uitgever of projectleider inhoudelijke eindredacteuren of broodschrijvers inhuren. Een editor schakelt externe bureauredacteuren in om de kopij productieklaar te maken of correctie van proeven te doen. En zo zijn er nog tal van inkopers actief binnen de uitgeverij die diensten van specialisten inhuren, zoals tekenaars en fotografen of mensen die specifieke assets kunnen vervaardigen voor ict-uitgaven.

Op een goede manier uitbesteden van werk vraagt wel om de nodige zorgvuldigheid. De werkafspraken moeten glashelder worden gemaakt, niet alleen over de planning maar ook over de inhoudelijke kwaliteitseisen. En er zal soms onderhandeld moeten worden over de prijzen. Is er sprake van raamwerkovereenkomsten met voorkeursleveranciers dan is de prijs meestal geen punt van onderhandeling meer, maar wel de inhoudelijke afspraken over de gewenste werkzaamheden.

Je kunt meestal niet in alle vrijheid kiezen uit een aanbod van opdrachtnemers. Met grotere bureaus worden bij voorkeur contracten gesloten en de inzet van losse freelancers brengt specifieke aandachtspunten met zich mee vanuit de wet- en regelgeving. In deze Basic doorloop je een verkenning van alle aspecten van het uitbesteden.

Thema’s in deze Basic

Deze Basic gaat over het uitbesteden van werk. We beginnen met een verkenning van nut en noodzaak van het uitbesteden in de uitgeverij. Vervolgens gaan we dieper in op de verschillende rollen die hebt, wanneer je te maken krijgt met het feitelijk uitbesteden van werk. Het correct formuleren van de opdracht en het stellen van de juiste kwaliteitseisen is een speciaal aandachtspunt waar je zeer zorgvuldig in moet zijn om geen onnodige kosten te maken. Vervolgens staan we stil bij het werven en selecteren van de opdrachtnemers aan wie je kunt uitbesteden. Bij de keuze gaat het niet alleen om de vakkwaliteit, maar ook om de wettelijke kaders. En tot slot krijg je informatie over de zakelijke aspecten van uitbesteden.

Leerdoelen

Na het doorlopen van deze Basic

1. weet je wat de betekenis is van het uitbesteden van werk voor de uitgeverij;
2. heb je inzicht in de verschillende rollen die je moet vervullen wanneer je verantwoordelijk bent voor het uitbesteden van werk;
3. heb je kennis genomen van de manier waarop je verschillende typen opdrachten helder kunt formuleren voor de externe;
4. weet je waar je op moet letten bij het werven en selecteren van freelancers en bureaus die werkzaamheden voor je gaan doen;
5. heb je inzicht in de diverse zakelijke afspraken die gemaakt moeten worden bij het uitbesteden van werk.

Inhoud van de Basic Uitbesteden van werk

1. Introductie

2. Uitbesteden in de uitgeverij

• Welk werk wordt in uitgeverijen uitbesteed?
• Keuze zelf doen of uitbesteden?
• Wanneer uitbesteden?
• Wie besteedt werk uit?

3. Rollen bij het uitbesteden

• Uitbesteden ontrafeld in rollen
• De rol van de coördinator
• De rol van de projectleider
• De rol van de regisseur
• De rol van de professionele inkoper

4. Opdrachten formuleren

• De werkwijze bij opdrachten formuleren
• Het uitbesteden van werkzaamheden in de ontwikkelfase
• Het uitbesteden van werkzaamheden in de realisatiefase

5. Werving en selectie van opdrachtnemers

• Eisen aan kwaliteiten competenties
• Eisen aan de bedrijfsvorm (eenpitters versus bureaus)
• Wet- en regelgeving rond freelancers (o.a.VAR )
• Werken met preferred suppliers en raamwerkovereenkomsten

6. Zakelijke aspecten van uitbesteden

• Afspraken maken over prijs, kwaliteit en planning
• De overeenkomst van opdracht
• De briefing
• Omgaan met ziekte of uitval van de freelancer

7. Toets en afsluitende opdracht